A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados privados por pessoa jurídica ou natural, de direito público ou privado, com a finalidade de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade dos cidadãos. Seu objetivo é trazer segurança jurídica aos atores envolvidos na coleta, armazenamento e uso de dados (digitais ou não) e, ainda, estabelecer regras de proteção de dados e parâmetros legais para o tratamento dessas informações pessoais.

Com o advindo na nova legislação, foi imposta responsabilidade civil ao empregador sobre os dados coletados de seus colaboradores, uma vez que é a empresa quem, desde a fase pré-contratual até a rescisão do contrato de trabalho, coleta, armazena e tem acesso aos dados dos funcionários. Essa responsabilidade não se aplica apenas aos dados pessoais dos empregados, fornecidos na contratação, mas também aos dados gerados e armazenados em decorrência do trabalho realizado, como e-mails, chamadas por vídeo, registro biométrico de jornada, atestados médicos, entre muitos outros.

Como resultado na nova legislação, muitas empresas têm dúvidas sobre como adequar seu contrato de trabalho ao novo regramento da LGPD, e principalmente sobre quais dados devem solicitar de seus colaboradores, e como incluir a autorização dos funcionários no contrato de trabalho.

Inicialmente destacamos que a empresa tem o dever de informar aos colaboradores quais dados pessoais estão sendo coletados, e para qual finalidade específica serão utilizados, devendo informar ao colaborador sobre sua utilização sempre que solicitado. Assim, as empresas podem adicionar ao seu contrato de trabalho um termo informando com quais órgãos, além daqueles cujo compartilhamento decorre de imposição legal, está compartilhando os dados do colaborador, além do motivo, como por exemplo:

– Para solicitação do Vale-Transporte, serão compartilhados: Nome, RG, CPF, e endereço do trabalhador, além das linhas de transporte público utilizadas por ele.

– Para cadastramento no convênio médico, poderão ser solicitados, além dos dados pessoais, informações médicas que devam ser informadas à administradora, bem como informações sobre os dependentes do colaborador, caso sejam incluídos como beneficiários no plano.

É necessário destacar que cada empresa, de acordo com sua própria operação e rede de benefícios oferecidos ao trabalhador, deverá identificar quais dados tem necessidade de ser compartilhados com cada órgão, e informar por meio de cláusula contratual com quais órgãos está compartilhando os dados do funcionário, de acordo com os benefícios oferecidos e solicitados por ele.

Uma forma simples de adequar o contrato de trabalho à LGPD, é a elaboração de uma política de tratamento de dados pela empresa, que deve ser informada ao empregado no ato da contratação, e sobre a qual manifestará sua ciência quando da assinatura do contrato, podendo acessar a política de tratamento de dados da empresa sempre que possível. Para elaboração desta política de dados, temos em nosso site uma série de três artigos denominada “LGPD – O que as pequenas e médias empresas precisam saber”, onde informamos as diretrizes básicas que envolvem a LGPD e o tratamento de dados pelas empresas.

Por fim, muito se discute sobre a questão do consentimento do trabalhador quanto ao compartilhamento dos seus dados, e sobre a elaboração de um termo de consentimento para a utilização dos dados dos funcionários.

Sobre este tema, deve-se observar que muitos dos dados coletados pelo empregador decorrem de imposição legal, ou seja, são coletados e compartilhados para cumprir obrigação definida em lei, especialmente nas áreas trabalhistas e previdenciárias, como por exemplo: com a Receita Federal sobre o IRRF; com o INSS sobre as contribuições previdenciárias; com a Caixa Econômica Federal sobre os recolhimentos de FGTS; além das informações prestadas ao CAGED e via e-Social.

Para estas informações, temos que o consentimento (art. 7º, I, da LGPD) não é fundamento legal para autorização de seu compartilhamento, já que a negativa do trabalhador, nestes casos, inviabilizaria sua contratação, já que o empregador estaria impossibilitado de cumprir com as obrigações legais envolvendo o contrato de trabalho.

A autorização para tratamento de dados entre o empregador e o empregado decorre, entre outras fontes, do conjunto dos incisos II, V, VI e IX, do artigo 7°, da LGPD, que tratam basicamente do: a) cumprimento de obrigação legal pelo controlador; b) necessidade para execução do contrato; c) exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais; e d) necessidade para atender interesses legítimos do controlador.

Desta forma, para garantir o cumprimento das obrigações legais pela empresa, independentemente do termo de consentimento, podemos concluir que a melhor opção é adicionar uma cláusula ao contrato de trabalho informando ao trabalhador de forma transparente sobre a política de tratamento de dados pela empresa, manifestando sua ciência quanto à referida política, no ato da sua contratação.

 

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